Secretaría

El Fondo de 1992 y el Fondo Complementario tienen una Secretaría común con sede en Londres. Al 31 de diciembre de 2020 la Secretaría contaba con 25 funcionarios. El Director es el más alto funcionario administrativo y es responsable de la gestión general de los Fondos, incluido el mantenimiento de un sistema de control interno sólido que respalda la consecución de las políticas, fines y objetivos de los Fondos, y salvaguarda sus activos. El sistema de control interno se basa en procedimientos diseñados para garantizar la conformidad con los Reglamentos financieros y los Reglamentos interiores de los Fondos y las decisiones de los órganos rectores respectivos.

La Secretaría se divide en cuatro departamentos, a saber, el Departamento de Reclamaciones; el Departamento de Finanzas y Administración; el Departamento de Relaciones Exteriores y Conferencias, y, desde marzo de 2021, el Departamento de Informática, cuyas funciones antes estaban enmarcadas en el Departamento de Finanzas y Administración. La Oficina del Director está fuera de la estructura departamental. 

En lo que concierne a la administración estratégica de la Secretaría, el Director es asistido por un Equipo de Gestión que comprende al Director adjunto/jefe del Departamento de Finanzas y Administración, el jefe del Departamento de Relaciones Exteriores y Conferencias, la jefa del Departamento de Reclamaciones y el jefe del Departamento de Informática. En el caso de que el Director se encontrase en la imposibilidad de asumir sus funciones, los miembros del Equipo de Gestión, en ese orden, asumirían las responsabilidades del Director.

Además del personal permanente de la Secretaría, los Fondos emplean consultores externos que los asesoran sobre cuestiones de carácter jurídico y técnico, así como sobre otras cuestiones relativas a la gestión de los Fondos, en caso de ser necesario. En lo que respecta a varios siniestros importantes, los Fondos y el asegurador que se ocupa de la responsabilidad del propietario del buque ante terceros han establecido de manera conjunta oficinas de reclamaciones locales para posibilitar una tramitación más eficiente de las reclamaciones y prestar asistencia a los reclamantes.

Los idiomas oficiales de trabajo de los FIDAC son el español, el francés y el inglés.