Secrétariat

Le Fonds de 1992 et le Fonds complémentaire partagent un Secrétariat commun basé à Londres. Au 31 décembre 2018, le Secrétariat comptait 34 postes permanents. L’Administrateur est le plus haut fonctionnaire des FIPOL et est chargé de la gestion globale des Fonds, notamment d’assurer un système fiable de contrôle interne qui permette d’appliquer les politiques, d’atteindre les buts et les objectifs des Fonds, et de protéger leurs actifs. Le système de contrôle interne repose sur des procédures visant à assurer la conformité avec les Règlements financiers et Règlements intérieurs des Fonds et avec les décisions des organes directeurs respectifs.

L’Administrateur est aidé dans la gestion stratégique du Secrétariat par une équipe de direction composée de l’Administrateur adjoint/Chef du Service des finances et de l’administration, du Chef du Service des relations extérieures et des conférences, de la Chef du Service des demandes d’indemnisation et du Conseiller juridique. Si l’Administrateur se trouvait dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, les membres de l’équipe de direction, dans l’ordre qui vient d’être indiqué, assumeraient les responsabilités de l’Administrateur.

En plus des fonctionnaires permanents du Secrétariat, les FIPOL ont recours à des consultants extérieurs pour obtenir des avis sur des questions juridiques et techniques ainsi que sur d’autres questions liées à la gestion des Fonds, le cas échéant. Dans le cadre de divers sinistres importants, les Fonds et l’assureur du propriétaire du navire en responsabilité civile vis-à-vis de tiers ont mis en place conjointement des bureaux locaux des demandes d’indemnisation afin de garantir un meilleur traitement des demandes et d’aider les demandeurs.

Les langues de travail officielles des FIPOL sont l’anglais, l’espagnol et le français.