Secrétariat

Le Fonds de 1992 et le Fonds complémentaire partagent un Secrétariat commun basé à Londres. Au 31 décembre 2020, le Secrétariat comptait 25 fonctionnaires. L’Administrateur est le plus haut fonctionnaire des FIPOL et est chargé de la gestion globale des Fonds, notamment d’assurer un système fiable de contrôle interne qui permette d’appliquer les politiques des Fonds et d’atteindre leurs objectifs et leurs buts, tout en préservant leurs actifs. Le système de contrôle interne repose sur des procédures visant à assurer la conformité avec les Règlements financiers et les Règlements intérieurs des Fonds et avec les décisions des organes directeurs respectifs.

Le Secrétariat est divisé en quatre services: le Service des demandes d’indemnisation, le Service des finances et de l’administration, le Service des relations extérieures et des conférences et, depuis mars 2021, le Service des technologies de l’information, dont les fonctions relevaient auparavant du Service des finances et de l’administration. Le Bureau de l’Administrateur est distinct des services qui composent le Secrétariat.

L’Administrateur est aidé dans la gestion stratégique du Secrétariat par une équipe de direction composée de l’Administrateur adjoint/Chef du Service des finances et de l’administration, du Chef du Service des relations extérieures et des conférences, de la Chef du Service des demandes d’indemnisation et du Chef du Service des technologies de l’information. Si l’Administrateur se trouvait dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, les membres de l’équipe de direction, dans l’ordre qui vient d’être indiqué, assumeraient les responsabilités de l’Administrateur.

En plus des fonctionnaires permanents du Secrétariat, les FIPOL ont recours à des consultants extérieurs pour obtenir des avis sur des questions juridiques et techniques, ainsi que sur d’autres questions liées à la gestion des Fonds, le cas échéant. Dans le cadre de plusieurs sinistres importants, les Fonds et l’assureur du propriétaire du navire en responsabilité civile à l’égard de tiers ont mis en place conjointement des bureaux locaux des demandes d’indemnisation pour traiter plus efficacement les demandes d’indemnisation et aider les demandeurs.

Les langues de travail officielles des FIPOL sont l’anglais, l’espagnol et le français.